APRESENTAÇÃO

A Prefeitura Municipal de Itariri, por meio da Divisão de Tecnologia da Informação, apresenta o Manual de Boas Práticas, Segurança e Continuidade de Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC, com a finalidade de estabelecer diretrizes, responsabilidades e procedimentos mínimos para a utilização adequada dos recursos tecnológicos no âmbito da Administração Municipal.

O presente Manual foi elaborado com o objetivo de orientar servidores, chefias, estagiários e demais usuários quanto ao uso responsável dos equipamentos, sistemas, redes, credenciais e serviços institucionais, promovendo maior organização administrativa, segurança da informação e continuidade operacional dos serviços essenciais.

Além de consolidar regras básicas de utilização dos recursos de TIC, o documento também disciplina aspectos relacionados à gestão de acessos e permissões, política de backup, tratamento de incidentes, movimentação funcional de usuários e medidas mínimas de proteção dos dados e ativos tecnológicos da Prefeitura.

Trata-se de instrumento administrativo interno, concebido de forma compatível com a realidade estrutural do Município, buscando fortalecer as rotinas de controle, padronização e apoio às atividades desenvolvidas pela Divisão de Tecnologia da Informação e pelas demais unidades administrativas.

Integram ainda este Manual os anexos correspondentes ao Termo de Responsabilidade e Compromisso de Uso dos Recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação, ao Guia Simplificado de Boas Práticas para Uso Adequado dos Dispositivos da Prefeitura e ao Modelo de Solicitação de Criação, Alteração ou Revogação de Acesso, os quais complementam suas orientações e procedimentos.

1. DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

1.1. Finalidade: O presente Manual de Boas Práticas, Segurança e Continuidade de Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC tem por finalidade estabelecer diretrizes, responsabilidades, procedimentos e orientações para o uso adequado dos recursos tecnológicos da Prefeitura Municipal de Itariri, visando à organização administrativa, à segurança das informações, à preservação dos ativos tecnológicos e à continuidade mínima dos serviços essenciais.

1.2. Abrangência: As disposições deste Manual aplicam-se à Divisão de Tecnologia da Informação, às chefias, aos servidores públicos, aos estagiários, aos colaboradores e aos demais usuários que utilizem recursos de TIC disponibilizados pela Prefeitura Municipal de Itariri, independentemente da unidade administrativa de lotação.

1.3. Objetivos: Constituem objetivos deste Manual:

• 1.3.1. Promover o uso adequado, responsável e institucional dos recursos de TIC.
• 1.3.2. Definir responsabilidades da Divisão de Tecnologia da Informação, das chefias e dos usuários.
• 1.3.3. Estabelecer diretrizes mínimas de segurança da informação no âmbito administrativo.
• 1.3.4. Consolidar procedimentos básicos relacionados à gestão de acessos, cópias de segurança, tratamento de incidentes e continuidade dos serviços de TIC.
• 1.3.5. Padronizar condutas administrativas relacionadas à utilização dos sistemas, equipamentos, redes e serviços tecnológicos da Prefeitura.

1.4. Definições: Para fins deste Manual, considera-se:

• 1.4.1. TIC: O conjunto de recursos, sistemas, equipamentos, redes, serviços, softwares, dados e procedimentos relacionados à tecnologia da informação e comunicação.
• 1.4.2. DTI: A Divisão de Tecnologia da Informação da Prefeitura Municipal de Itariri.
• 1.4.3. Usuário: Toda pessoa que utilize recursos de TIC da Prefeitura, ainda que temporariamente.
• 1.4.4. Chefia: O responsável imediato ou dirigente da unidade administrativa à qual o usuário esteja vinculado.
• 1.4.5. Incidente: Qualquer ocorrência que comprometa ou possa comprometer a disponibilidade, a integridade, a confidencialidade, o desempenho ou o uso adequado dos recursos de TIC.
• 1.4.6. Serviço crítico: Aquele cuja indisponibilidade afeta significativamente a continuidade das atividades administrativas ou a prestação de serviços públicos essenciais.

2. ESTRUTURA E COMPETÊNCIAS DA DIVISÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

2.1. Composição: A Divisão de Tecnologia da Informação é composta por uma equipa técnica designada, observada a organização administrativa vigente.

2.2. Coordenação: Compete à Coordenação da Divisão de Tecnologia da Informação a condução, supervisão, deliberação técnica e organização geral das atividades de TIC, bem como a definição de prioridades, procedimentos internos e encaminhamentos administrativos pertinentes à área.

2.3. Atuação operacional: A atuação operacional da DTI compreende, conforme a natureza da procura e o nível de complexidade, suporte técnico aos usuários, manutenção de serviços, atendimento de incidentes, administração de redes, servidores, sistemas, e-mails, site institucional, rotinas de backup e demais atividades correlatas.

2.4. Competências gerais da DTI: Compete à DTI, no âmbito de sua atuação:

• 2.4.1. Executar o suporte técnico aos usuários dos recursos de TIC.
• 2.4.2. Administrar, manter e acompanhar o ambiente tecnológico da Prefeitura, observadas as limitações estruturais e orçamentárias existentes.
• 2.4.3. Atuar na administração técnica da rede institucional, dos servidores, dos serviços de e-mail, do site institucional, dos recursos de backup e dos sistemas sob a sua esfera de atuação.
• 2.4.4. Registar e tratar incidentes de TIC comunicados pelos usuários e pelas unidades administrativas.
• 2.4.5. Executar tecnicamente a criação, alteração, revogação ou inativação de acessos, desde que previamente solicitados e autorizados pela chefia competente.
• 2.4.6. Orientar usuários e chefias quanto ao uso adequado dos recursos tecnológicos disponibilizados pela Prefeitura.
• 2.4.7. Adotar medidas técnicas cabíveis para restabelecimento progressivo dos serviços em situações de falha, indisponibilidade ou incidente.

2.5. Limites de competência: A DTI não define isoladamente a necessidade funcional, o nível de acesso ou as permissões de uso atribuídas aos usuários nos sistemas e serviços administrativos, cabendo tal definição à chefia da unidade requerente, sem prejuízo da execução técnica pela DTI.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Da Divisão de Tecnologia da Informação
Compete à DTI:

• 3.1.1. Executar as atividades técnicas necessárias ao funcionamento dos recursos de TIC.
• 3.1.2. Atuar no suporte aos usuários e no tratamento de incidentes.
• 3.1.3. Formalizar e operacionalizar acessos, permissões, inativações e demais ajustes técnicos, após solicitação e autorização competentes.
• 3.1.4. Manter rotinas de backup e procedimentos mínimos de continuidade.
• 3.1.5. Orientar os usuários quanto às boas práticas de uso dos recursos de TIC.
• 3.1.6. Registrar internamente as ocorrências e demandas atendidas pela Divisão.

3.2. Das chefias
Compete às chefias das unidades administrativas:

• 3.2.1. Solicitar formalmente à DTI a criação, alteração, ampliação, redução ou revogação de acessos dos colaboradores sob sua responsabilidade.
• 3.2.2. Definir, conforme a necessidade do serviço, o perfil de acesso, o nível de permissão e o escopo de utilização dos sistemas e recursos disponibilizados ao colaborador.
• 3.2.3. Comunicar à DTI toda alteração de função, mudança de lotação, afastamento, substituição, desligamento ou qualquer mudança que implique revisão de acessos.
• 3.2.4. Apresentar, orientar e reforçar junto aos colaboradores o cumprimento deste Manual e de seus anexos.
• 3.2.5. Acompanhar o uso adequado dos recursos de TIC em sua unidade.

3.3. Dos usuários
Compete aos usuários:

• 3.3.1. Utilizar os recursos de TIC exclusivamente para fins relacionados ao interesse público e às atribuições institucionais.
• 3.3.2. Zelar pela guarda e pelo uso adequado de equipamentos, sistemas, credenciais e demais recursos tecnológicos sob sua utilização.
• 3.3.3. Não compartilhar login, senha, assinatura eletrônica ou quaisquer credenciais de uso individual.
• 3.3.4. Comunicar à chefia e à DTI eventuais falhas, incidentes, anormalidades, suspeitas de vírus, perda de acesso ou ocorrências de segurança.
• 3.3.5. Observar as orientações da DTI e as diretrizes estabelecidas neste Manual.
• 3.3.6. Utilizar os sistemas e serviços institucionais com responsabilidade, cautela e observância das normas administrativas aplicáveis.

4. USO ADEQUADO DOS RECURSOS DE TIC

4.1. Regras gerais de utilização: Os recursos de TIC da Prefeitura Municipal de Itariri destinam-se ao desempenho das atividades institucionais, administrativas e operacionais vinculadas ao serviço público.

4.2. Instalação de programas: A instalação de programas, aplicativos, utilitários, extensões ou quaisquer softwares nos equipamentos institucionais somente poderá ocorrer com ciência ou autorização da DTI.

4.3. Uso de correio eletrônico: Os assuntos institucionais devem ser tratados preferencialmente por meio do e-mail institucional disponibilizado pela Prefeitura, ressalvadas situações excepcionais devidamente justificadas pela dinâmica do serviço.

4.4. Uso de mídias removíveis: A utilização de mídias removíveis, como pen drives, discos externos ou similares, somente deverá ocorrer quando necessária ao serviço e com cautela de segurança, evitando-se riscos de contaminação, perda de dados ou uso inadequado das informações.

4.5. Credenciais de acesso e Política de Senhas: As credenciais de acesso são pessoais, individuais e intransferíveis, sendo vedado seu compartilhamento, empréstimo ou uso por terceiros. As senhas devem possuir um nível adequado de complexidade (misturando letras, números e caracteres especiais, quando possível) e devem ser alteradas periodicamente ou sempre que houver suspeita de comprometimento.

4.6. Uso da assinatura eletrônica: Quando houver utilização de assinatura eletrônica, login institucional ou mecanismo equivalente de autenticação, o usuário responderá pela guarda e pelo uso correto de suas credenciais, sendo vedado repassá-las a terceiros.

4.7. Uso indevido e Sanções: Constitui uso indevido, para fins deste Manual, toda utilização contrária ao interesse público, às atribuições funcionais, às orientações da chefia ou às diretrizes da DTI, inclusive o compartilhamento de acessos, o uso desautorizado de softwares e a adoção de condutas que comprometam a segurança ou a disponibilidade dos serviços. O uso indevido dos recursos de TIC sujeita o infrator às sanções administrativas e disciplinares previstas no Estatuto dos Servidores Públicos do Município.

4.9. Dispositivos Pessoais e Redes Sem Fio (Wi-Fi): A conexão de dispositivos particulares, tais como smartphones, tablets e notebooks pessoais, à rede institucional principal não é permitida, em razão dos riscos à segurança da informação. O acesso à internet por dispositivos pessoais, quando autorizado e disponibilizado pela Administração, deverá ocorrer, preferencialmente, em rede segregada destinada a visitantes. A DTI não prestará suporte técnico a equipamentos de propriedade particular do usuário.

5. GESTÃO DE ACESSOS E PERMISSÕES

5.1. Diretriz geral: A gestão de acessos e permissões observará a necessidade do serviço, a atribuição funcional do colaborador e a manifestação da chefia da unidade demandante.

5.2. Solicitação: A solicitação de criação, alteração ou revogação de acessos deverá ser realizada pela chefia do departamento, sessão ou divisão responsável pelo colaborador.

5.3. Autorização: A autorização do acesso caberá ao dirigente ou responsável competente da unidade demandante, conforme a organização administrativa aplicável.

5.4. Execução técnica: A execução técnica da criação, alteração, revogação, bloqueio ou inativação de acessos será realizada pela DTI, após a devida solicitação e autorização.

5.5. Competência sobre permissões: A definição do nível de acesso, das permissões funcionais e do escopo de utilização dos sistemas e serviços caberá à chefia do colaborador, competindo à DTI apenas sua formalização e execução técnica.

5.6. Aplicação aos principais serviços: As regras desta seção aplicam-se, entre outros, aos acessos relacionados ao e-mail institucional, rede institucional, internet, Wi-Fi, sistemas de gestão, pastas de rede, servidor de arquivos e demais sistemas e serviços administrados ou operacionalizados pela Prefeitura.

5.7. Revisão de acessos: Os acessos concedidos deverão ser revisados de imediato sempre que houver mudança de função, alteração de lotação, afastamento, desligamento, redução de atribuições ou necessidade de adequação operacional, a fim de garantir a segurança da informação.

6. POLÍTICA DE BACKUP

6.1. Finalidade: A política de backup tem por finalidade estabelecer diretrizes mínimas para preservação, recuperação e continuidade dos dados e informações essenciais à administração municipal.

6.2. Abrangência: As rotinas de backup abrangem, prioritariamente, os dados e serviços considerados críticos, incluindo, entre outros, banco de dados dos sistemas de gestão, servidor de arquivos e outros recursos definidos pela DTI como relevantes à continuidade das atividades.

6.3. Periodicidade: As cópias de segurança são realizadas diariamente, de forma automatizada, em rotina programada, observada a operação contínua durante os sete dias da semana.

6.4. Armazenamento: As cópias de segurança são armazenadas em ambiente seguro de nuvem e, quando aplicável, mantidas também em armazenamento físico local, conforme a realidade operacional da Prefeitura.

6.5. Retenção: A retenção média das cópias de segurança observará os prazos estipulados pelas políticas técnicas, sem prejuízo de ajustes técnicos e limitações de capacidade adotadas pela DTI. Verificada a necessidade de limpeza, exclusão ou descarte de arquivos obsoletos, a medida deverá ser precedida de autorização administrativa, de modo a resguardar a continuidade dos serviços e evitar prejuízo às atividades da Administração Pública.

6.6. Ferramentas e serviços utilizados: A Prefeitura utiliza, para fins de backup e armazenamento relacionado, serviços e soluções de backup corporativo disponíveis e contratadas, sem prejuízo de futuras substituições ou adequações técnicas.

6.7. Restauração: A restauração de backups poderá ser executada pelo corpo técnico da DTI, conforme a natureza da ocorrência e a necessidade administrativa.

6.8. Testes: Sempre que possível e tecnicamente viável, serão realizados testes de restauração para verificação da integridade e da utilidade das cópias de segurança.

6.9. Armazenamento e backup de arquivos institucionais: Para resguardar documentos de trabalho individuais ou departamentais, a DTI disponibiliza pastas mapeadas no servidor de arquivos, acessíveis no sistema por meio de unidades de rede corporativas designadas.

• 6.9.1. Regra de execução: As rotinas automatizadas de backup executadas pela DTI abrangem exclusivamente os dados armazenados nas pastas mapeadas no servidor de arquivos. Compete ao usuário salvar, mover ou copiar regularmente seus arquivos institucionais para o respectivo diretório de rede.
• 6.9.2. Arquivos locais: Arquivos armazenados localmente no computador do usuário, inclusive em Área de Trabalho, Documentos, Downloads ou Disco Local, não integram, em regra, as rotinas de backup da DTI. Em caso de falha, perda, dano ou substituição do equipamento, os dados mantidos exclusivamente em armazenamento local poderão ser perdidos permanentemente.
• 6.9.3. Sigilo e acesso: As pastas mapeadas observarão permissões de acesso compatíveis com a necessidade do serviço, de modo que apenas o próprio usuário e, quando cabível, membros expressamente autorizados da respectiva unidade administrativa possam visualizar, alterar ou gravar arquivos, resguardados o sigilo, a integridade e a disponibilidade das informações.

7. CONTINUIDADE DOS SERVIÇOS DE TIC

7.1. Diretriz geral: A continuidade dos serviços de TIC observará a realidade estrutural da Prefeitura Municipal de Itariri, buscando o restabelecimento progressivo dos serviços essenciais em caso de falha, interrupção, indisponibilidade ou incidente.

7.2. Serviços críticos: São considerados serviços críticos, para fins deste Manual, aqueles cuja indisponibilidade afeta fortemente a administração pública municipal, destacando-se, entre outros, os sistemas essenciais de gestão, e o banco de dados/servidor de arquivos.

7.3. Serviços importantes: São considerados importantes os serviços cujo comprometimento gera impacto relevante, mas admite resposta em prazo menos imediato, tais como acessos a determinados sites específicos, serviços de apoio e funcionalidades não classificadas como críticas.

7.4. Serviços secundários: São considerados secundários os recursos e demandas cuja indisponibilidade não compromete imediatamente a continuidade administrativa essencial, incluindo, entre outros, pacote Office, softwares não padronizados e rotinas de atualização ou upgrade não urgentes.

7.5. Infraestrutura de apoio: A Prefeitura dispõe de equipamentos de proteção elétrica centralizados utilizados nos ambientes críticos, contribuindo para a proteção contra oscilações e interrupções.

7.6. Limitações estruturais: A continuidade dos serviços de TIC observa, contudo, as limitações técnicas e operacionais atualmente existentes na infraestrutura municipal. (Nota: Detalhes estruturais de rede suprimidos por segurança. Solicite o manual na íntegra com a Divisão de Tecnologia da Informação ou com sua chefia caso necessite desta informação para operações administrativas).

7.7. Procedimentos em caso de indisponibilidade de internet: Em caso de indisponibilidade do link de internet, a DTI atuará para identificação da falha, acionamento do suporte competente e acompanhamento do restabelecimento do serviço.

7.8. Procedimentos em caso de parada de servidor: Na hipótese de parada de servidor, será priorizada a verificação técnica do ambiente, o acionamento das medidas cabíveis de recuperação e, quando necessário, a restauração por backup ou o acionamento de suporte especializado, conforme a natureza do serviço afetado.

7.9. Procedimentos em caso de perda de acesso ao sistema: Na hipótese de perda de acesso a sistemas específicos, a DTI realizará a verificação preliminar e, quando necessário, acionará o suporte técnico do sistema correspondente.

7.10. Procedimentos em caso de falha de equipamento: Em caso de queima, falha ou indisponibilidade de equipamento, será providenciada a substituição conforme disponibilidade, seguida da reinstalação ou reconfiguração necessária para retomada do uso.

7.11. Procedimentos em caso de ransomware, vírus ou comprometimento de dados: Na ocorrência de contaminação por vírus, ransomware ou comprometimento relevante dos dados, a DTI adotará as medidas técnicas cabíveis, inclusive isolamento, análise preliminar e, quando possível, restauração das informações por meio dos backups disponíveis em nuvem ou nas demais mídias existentes.

7.12. Configurações de rede: Sempre que possível, serão mantidas cópias das configurações dos equipamentos de borda em uso, observada a realidade técnica atual da Prefeitura.

8. REGISTRO E TRATAMENTO DE INCIDENTES

8.1. Comunicação de incidentes: Os incidentes de TIC poderão ser comunicados pelos usuários à DTI por meio de WhatsApp, e-mail institucional, contato telefônico ou outro canal interno adotado pela administração.

8.2. Registro: As ocorrências comunicadas serão registradas internamente pela DTI para controle, acompanhamento, histórico e organização do atendimento.

8.3. Classificação: Os incidentes poderão ser classificados, conforme sua natureza e impacto, nas seguintes prioridades: urgente, alta, normal e baixa.

8.4. Critério de prioridade: A prioridade observará especialmente o impacto da ocorrência sobre a administração pública, a continuidade do serviço, a quantidade de usuários afetados, a criticidade do sistema envolvido e a urgência operacional da demanda.

8.5. Exemplos de incidentes: São exemplos de incidentes, para fins deste Manual, a indisponibilidade total de sistema crítico, a interrupção da internet, falhas em e-mail institucional, problemas em computador individual, falhas em impressoras e ocorrências relacionadas a acesso ou senha.

8.6. Atendimento: O atendimento inicial poderá ser realizado por qualquer integrante da DTI, conforme a demanda, complexidade e organização interna da Divisão.

9. MOVIMENTAÇÃO, ALTERAÇÃO DE FUNÇÃO E DESLIGAMENTO

9.1. Comunicação obrigatória: A chefia da unidade deverá comunicar à DTI toda movimentação funcional do colaborador, incluindo admissão, alteração de função, mudança de setor, afastamento, substituição, revogação de atividades ou desligamento.

9.2. Revisão de acessos: Recebida a comunicação, a DTI realizará os procedimentos técnicos necessários à adequação, restrição, revogação, inativação ou reconfiguração dos acessos anteriormente concedidos.

9.3. Inativação e preservação de dados: Nos casos de desligamento ou alteração funcional, poderão ser adotadas medidas como alteração de senha, inativação de contas, manutenção de histórico institucional, preservação de documentos produzidos e demais providências administrativas cabíveis.

9.4. Dependência de provocação administrativa: A atuação da DTI, quanto à revisão e atualização de acessos por alteração funcional, depende da devida comunicação pela chefia competente, não cabendo à Divisão presumir mudanças não formalmente informadas.

10. CONTROLE OPERACIONAL E INTERFACE COM O PATRIMÔNIO

10.1. Controle técnico e operacional: A DTI atua no controle operacional e técnico dos recursos de TIC, sem prejuízo do controle patrimonial realizado pelo setor competente.

10.2. Equipamentos vinculados aos setores: Os equipamentos de uso institucional poderão estar vinculados operacionalmente aos setores, competindo às respectivas chefias acompanhar sua utilização no âmbito da unidade.

10.3. Devolução e conferência: Quando houver troca de colaborador, mudança de setor ou desligamento, caberá à chefia da unidade acompanhar a devolução e a continuidade do uso adequado dos equipamentos, observadas as rotinas do setor de patrimônio.

11. DISPOSIÇÕES FINAIS

11.1. Este Manual constitui instrumento de orientação administrativa e de organização interna dos procedimentos relacionados ao uso, à segurança e à continuidade dos recursos de TIC no âmbito da Prefeitura Municipal de Itariri.

11.2. A DTI poderá expedir orientações complementares, modelos, formulários, comunicados técnicos e instruções operacionais para melhor cumprimento deste Manual.

11.3. Os casos omissos e as situações excepcionais serão analisados administrativamente, à luz do interesse público, da realidade estrutural da Prefeitura e da manifestação da unidade competente.

11.4. Este Manual poderá ser atualizado sempre que houver necessidade de adequação técnica, administrativa, normativa ou operacional.

11.5. Integram este Manual, para todos os fins administrativos, os anexos que o acompanham, os quais complementam suas orientações e procedimentos.

FORMULÁRIOS E ANEXOS